Interprétation des conférences - Description

Interprétation des conférences – Langues officielles, autochtones du Canada et étrangères

Description des services

Nous offrons des services d'interprétation en langues officielles et étrangères à tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada.

Il existe deux grands modes d'interprétation en langues officielles et étrangères :

L'interprétation simultanée : à l'intérieur d'une cabine insonorisée, les interprètes, utilisant écouteurs et microphones, traduisent simultanément les délibérations dans une autre langue à l'intention des membres de l'auditoire munis d'un récepteur et d'écouteurs. Ce mode de service est le plus courant pour les conférences, les colloques, les discours ou les audiences de comités. Le Service d'interprétation des conférences ne fournit ni cabine, ni équipement technique.
L'interprétation consécutive, chuchotée ou de liaison : travaillant sans matériel technique, l'interprète traduit à voix basse les délibérations pour son client et traduit à voix haute les réponses de celui-ci à l'intention de l'auditoire. Pour ce faire, il écoute, prend des notes et, ensuite, traduit. L'interprétation consécutive peut doubler la durée des réunions. L'interprétation chuchotée et de liaison conviennent aux rencontres privées ou aux visites d'installations telles que laboratoires et usines.

Quelle que soit le mode d'interprétation choisi, il vous faudra :

deux interprètes pour une réunion d'un maximum de quatre heures, pour les langues officielles;
trois interprètes pour une réunion d'un maximum de six heures, pour les langues officielles;
de deux à quatre interprètes pour une réunion d'un maximum de quatre heures, pour les langues étrangères.

Renseignements à fournir

Veuillez réserver ces services le plus tôt possible avant l'événement et nous fournir les renseignements suivants :

Dates
Préciser les dates où le service est requis.

Heures
Donner les heures précises où le service est requis, y compris les heures de début et de fin de séances, d'ateliers, de pauses café, de pauses repas, etc.

Langues
Indiquer Anglais et Français ou les langues étrangères requises.

Emplacement
Indiquer le lieu où se tiendra la conférence, y compris l'adresse exacte, le numéro d'étage et le nom ou numéro de toutes les salles de réunion. Si la conférence se tient dans un endroit éloigné, nous vous prions d'inclure les interprètes dans vos réservations de chambres d'hôtel et d'en aviser immédiatement le Service d'interprétation.

Titre de la conférence
Donner tous les détails possibles et expliquer les abréviations ou sigles utilisés dans le titre.

Contact sur place
Préciser le nom de la personne à qui les interprètes pourront s'adresser pendant la conférence.

Contact pour la documentation
Indiquer le nom et le numéro de téléphone de la personne que l'on pourra contacter à l'avance pour obtenir toute la documentation pertinente afin de permettre aux interprètes de se préparer.

Niveau des participants
Signaler qui participera à la réunion : ministres, sous-ministres, sous-ministres adjoints, directeurs généraux, représentants provinciaux, représentants du secteur privé, etc. Ces renseignements permettent d'établir le niveau de priorité de votre conférence (voir la section portant sur l'établissement des priorités ci-dessous).

Coordonnées du demandeur
Donner le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur.

Codes financiers (obligatoires)
Préciser le Numéro de compte-client (obtenu du Bureau de la traduction lors de travaux antérieurs), le Code d'organisation IS (SIF) et le Code de référence. Si vous n'en avez pas, communiquez avec le Centre de contact.

Les coûts

Frais de déplacement et d'hébergement

Les frais de déplacement et d'hébergement sont toujours à la charge du client et calculés selon les directives du Conseil du Trésor. À compter du 1^er septembre 2011, s'y ajoutent des frais administratifs de 15 %. Afin de réduire les frais pour les clients, le Service d'interprétation des conférences s'efforce d'engager des interprètes contractuels sur place partout au Canada. Nous ne pouvons pas cependant toujours garantir leur disponibilité.

Services professionnels

Organismes de l'Annexe I, Annexe I.1 et Annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques :

Conférences en langues officielles - priorité 1 et 2 - et conférences en langues étrangères : communiquez avec les services d'interprétation des conférences.
Conférences en langues officielles - priorité 3 : communiquez avec les services d'interprétation des conférences.

Organismes de l'Annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques et organismes hors annexe :

Conférences en langues officielles et conférences en langues étrangères : communiquez avec les services d'interprétation des conférences.

Comment les priorités sont-elles établies pour les conférences en langues officielles?

Chaque conférence en langues officielles reçoit une cote prioritaire qui détermine si les frais professionnels seront imputés au budget du client ou non. Ces cotes sont calculées d'après le système approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Le système tient compte de trois facteurs :

l'annexe de la Loi sur la gestion des finances publiques à laquelle figure le ministère ou organisme client;
le niveau des participants : ministres, sous-ministres, sous-ministres adjoints, directeurs généraux, représentants d'un gouvernement provincial ou du secteur privé, etc.;
le type de réunion : audience publique, réunion interministérielle, réunions internes, etc.

Exemples

Priorité 1 : tribunaux, commissions d'enquête, conférences de grande envergure et réunions fédérales-provinciales.
Priorité 2 : réunions nationales ou séances d'information destinées à d'autres ministères ou à l'industrie, conseils d'administration.
Priorité 3 : réunions internes à un ministère ou organisme.

Quels délais faut-il respecter pour annuler la participation des interprètes ou modifier une date?

Quelle qu'en soit la raison, le client doit aviser le Service de toute annulation ou modification, selon les modalités suivantes :

Dans le cas d'une conférence en langues officielles, il faut le faire avant les sept jours ouvrables précédant le début de la conférence pour que le client ne soit pas facturé. Conférences de priorité 1 et 2 : les frais administratifs de 15 % s'appliqueront aussi à la prestation des interprètes en cas d'annulation tardive.
Dans le cas d'une conférence en langues étrangères, les honoraires des interprètes sont toujours facturés au client. Les frais administratifs de 15 % s'appliqueront aussi à la prestation des interprètes.

N.B. En cas d'annulation, les frais de billets d'avion non remboursables par la compagnie aérienne seront facturés au client.

Pour plus de renseignements, n'hésitez pas à nous contacter aux numéros de téléphone et adresses de courriel indiqués à la rubrique Pour plus d'information.

Note aux organisateurs de conférences

Afin de permettre aux interprètes d'assurer une prestation optimale, il est indispensable de :

faire parvenir à l'avance aux interprètes tout document qui leur permettra de se préparer à la conférence;
placer les cabines d'interprétation de telle sorte que les interprètes aient une vue directe sur la table des conférenciers, le podium et les écrans;
veiller à ce que les portes et fenêtres des cabines ne soient pas bloquées par une colonne, du mobilier ou du matériel;
remettre des micros-cravates aux conférenciers qui ne resteront pas à la table, ni au podium pour faire leur exposé;
placer des pichets d'eau fraîche dans chaque cabine au début de chaque séance.

Pour plus d'information au sujet des services d'interprétation de conférences ou pour demander nos services, n'hésitez pas à communiquer avec les Services au Parlement et interprétation.