ARCHIVÉE 6.6.3 عناصر أخرى

المصادر

ينصح دوماً، وبإلحاح شديد، أن تذكر المصادر التي أخذتَ منها جميع المعطيات المصطلحية (المصطلحات، والمترادفات، والمختصرات، والنصوص الداعمة) وأَ دْرَجْتَها ضمن السجل المصطلحي الذي تعده. ويمكنك كتابة المصادر بكامل تفاصيلها، أوعلى شكل رموز، فالرموز تسهِّل إدخال المعطيات.

اسم مَنْ أنشأ السجل المصطلحي

ينبغي الإشارة إلى اسم المؤلف الذي أنشأ السجل المصطلحي، بتفاصيله الكاملة أو على شكل رمز، فذلك يمكِّن المستخدمين والقائمين على تحديث المعطيات من الاتصال به واستشارته عندما تصادفهم قضية ما، ومن الممكن تهيئة الكثير من نظم إدارة قواعد المعطيات لإدخال اسم منشئ السجل المصطلحي أو الرمز الذي يدل عليه بشكل تلقائي.

تاريخ إنشاء السجل وتاريخ تعديله

إن تاريخ إنشاء السجل وتاريخ تعديله هامان، فهما يعطيان مؤشراً على ما يتمتع به السجل من تحديث، وهو أمر يتمتع بأهمية خاصة في الحقول العلمية والتقنية التي تصبح فيها المصطلحات قديمة العهد بسرعة. ويمكن للتاريخ المدرَج ضمن السجل أن يساعد في التعرف على المصطلحات المتروكة. ويمكن تهيئة الكثير من نظم إدارة المعطيات بحيث يدخَل تاريخ إنشاء المصطلح وتاريخ تعديله بشكل تلقائي.

الرمز التعريفي اللغوي

نظراً لأن بعض المصطلحات لها المظهر ذاته في لغات مختلفة، كان من الضروري عند إنشاء سجلات ثنائية أو متعددة اللغات تجنب الالتباس الذي قد يحدث نتيجة ذلك، بذكر رمز تعريفي واضح للغة كل مصطلح ضمن السجل، ويمكن إجراء ذلك بالاستعانة بالرموز القياسية للمنظمة الدولية للتقييس والتي تتألف من حرفين أو ثلاثة حروف مثل للإنكليزية و للفرنسية للأسبانية و للعربية.

الحقل الموضوعي

في بعض الحالات، قد يكون للمفهوم ذاته مخصصات مختلفة باختلاف الحقل الموضوعي الذي يستخدم فيه؛ كما يمكن للمصطلح ذاته أن يخصص مفاهيم متعددة في اختصاصات متعددة، ولهذا السبب، من الضروري أن تقوم بتخصيص الحقل الموضوعي لكل سجل مصطلحي تعده، حرصاً على تجنب الالتباس.

ومن المفيد إنشاء قائمة بالحقول الموضوعية (نظام تصنيف الحقول الموضوعية) عند التهيئة لتجميع المعطيات المصطلحية، بحيث يمكن التعرف بشكل واضح ومنسق على الحقول الموضوعية طيلة عملية التجميع وبغض النظر عن الأفراد الذين يقومون بإنشاء وتحديث السجلات.