ARCHIVÉE 2.7.3 ما ينبغي عمله في السجلات

• الإضافة والتحديث والحذف
• إنشاء الروابط
• الإدارة
• الاستيراد والتصدير للمعطيات
• التبادل
• الاستخلاص
• التحويل

الإضافة والتحديث والحذف

إنك تنشئ سجلات جديدة عندما تصادف مفاهيم جديدة، وعندما تسجل مفاهيم موجودة من قبل. وبعد مرور قدر من الوقت على إنشاء السجلات، يصبح من الأفضل استعراضها مجدداً للتأكُّد من أن المعلومات فيها لاتزال تتمتع بالصحة والمصداقية.

وعندما تحمِّل إحدى السجلات ضمن قاعدة المعطيات، قد ترغب في إضافة نصوص داعمة جديدة، أو لإحلال معلومات حديثة محل معلومات قديمة. كما يتوجب عليك حذف السجلات التي تتضمن معلومات خاطئة بشكل منهجي من قاعدة المعطيات، أو تصحيح تلك المعلومات. وتساعد هذه الخطوات على ضمان أن تتمتع المعلومات في قاعدة المعطيات لديك بالصحة وبأنها حديثة.

إنشاء الروابط

قد ترغب في بعض الأحيان بإنشاء روابط متبادلة بين سجلات قاعدة المعطيات المصطلحية، فقد ترغب مثلاً بربط أحد المصطلحات بضده، أو بمتـرادفات زائفة أو بشبه متـرادفات، أو حتى بمصطلح شاملٍ له أو بمصطلحات تابعة له.

وعليك عندها اتخاذ القرار حول الكيفية التي تـرغب فيها بإحداث هذا الربط المتبادل في السجلات. وما ينبغي أن تلتزم به هو أن تكون متسقاً في عملك، فمن المهم أن تبقى في ذهنك أن تعديل أحد السجلات التي أحدثت فيها ارتباطات متبادلة مع غيرها يمكن أن يؤثـِّر على غيره من السجلات.

الإدارة

إن المهام التي تقوم بها في إدارة المعلومات ضمن قواعد المعطيات المصطلحية تأخذ وقتاً طويلاً، فإذا اتخذت قراراً، على سبيل المثال، بتحديثٍ منهجي لما لديك من سجلات مصطلحية، وأن تبدأ بالأقدم منها، فإن من الواجب عليك إيجاد طريقة للتعرف على السجلات الأقدم، وأن تستفردها بقصد تحديثها.

وإذا اتخذت قراراً بإسناد مسؤولية أحد الحقول الموضوعية إلى شخصٍ ما ضمن المجموعة، فينبغي أن تتاح له الفرصة للتـركيز على تلك المجموعة المحددة من السجلات.

الاستيراد والتصدير

إذا لم تكن أنت مَنْ أنشأ السجلات التي تعمل عليها مباشرةً ضمن قاعدة المعطيات، فيتوجب عليك عندها أن تكون قادراً على استيراد وتصدير المعطيات، لكي تضيف السجلات إلى قاعدة المعطيات، أو لكي تستفرد سجلات من قاعدة المعطيات، وتعدّلها وتعيدها إلى قاعدة المعطيات ثانية. وبعض النظم مزودة بالأصل بآليات تـرشيح تتيح لك استيراد وتصدير المعطيات على شكل ملفات مخصوصة للتعامل مع قواعد المعطيات الأخرى.

التبادل

لكي يصبح بإمكانك تبادل ما لديك من مصطلحات، ينبغي عليك اختيار نظام يسمح لعدة إناس برؤية ما لديك من سجلات مصطلحية، إما عبر شبكة محلية، أو على موقع على الإنتـرنت. كما يمكنك تبادل ما لديك من مصطلحات عن طريق نشرها.

الاستخلاص

إذا كان لديك نصوص متـرجمة وتريد أن تستخلص منها مجموعة من السجلات المصطلحية لتعطيها لأحد المتـرجمين، لتكون بالنسبة له مرجعاً توضح له المصطلحات التي ينبغي عليه أن يستخدمها، فعليك أن تضمن أن قاعدة المعطيات التي تعمل عليها تسمح بذلك.

التحويل

إذا أردت أن تأخذ سجلات من قواعد معطيات مختلفة وأن تدخلها ضمن قاعدة المعطيات الخاصة بك، وكان النظام الذي تعمل فيه يفتقد آلية تـرشيح للشكل الخاص الذي ستستورد فيه تلك السجلات. فيتوجب عليك آنذاك أن تجد طريقة لتحويل تلك الملفات (ربما عن طريق إضافة بعض العلامات الواسمة التي تشير إلى أن المعطيات المستمدة من حقل معين في الملف الوارد ينبغي أن توضع في حقل معين في قاعدة المعطيات التي تعمل عليها).

وفي بعض الحالات يمكنك إعداد برمجيات صغيرة تتكفل بتنفيذ بعض التحويلات الهامة.