ARCHIVÉE 4.3.2 توثيق أصالة المعلومات الشفهية والمكتوبة

عندما يقتصر مصدر المعلومات حول معلومة معينة أو مصطلح معين على أحد أرباب المهن أو على اختصاصي في حقلٍ ما مثل المعلم أو المدرب أو العامل في ذلك الحقل فإن من الواجب ذكر خبرات وشهرة ذلك الشخص على نطاق واسع، ومصدر المعلومات وقد تكون المعلومات بعد ذلك إما موثَّقة من قِبَل شخص آخر أو أنها مؤكَّدة من خلال إجراء المزيد من البحوث ضمن الوثائق المكتوبة. وينطبق هذا الأمر على أي ملاحظة أو تعليق أو اقتراح يقدمه مصطلحي يعمل على المضمون في الوثائق المجموعة.

وأخيراً، ينبغي الحصول على موافقة شفهية على الأقل من مصدرٍ الكلام الملفوظ قبل أن تستخدم اسم ذلك الشخص ولقبه ليكون مرجعاً حول معلومة معينة في السجل المصطلحي الذي تعمل عليه، أو سجل الحالة أو قاعدة المعطيات، ويمكنك أن ترسل لهم نسخة مطبوعة من السجل تـتضمن هذه المراجع بحيث تـتأكد من مدى دقتها.

ويجب الحصول على موافقة كتابية من المؤسسة التي طبعت وثيقة ما قبل أن تقتطف منها أجزاءً كثيرة من مصدر معين لمنتجات مصطلحية تجارية، مثل قرص مكتنز بذاكرة للقراءة فقط، أو مطبوعات يقصد بيعها، أو قواعد معطيات صنعت لتـتاح على الإنترنت من خلال الاشتراك بها. وليس من الضروري عادةً الحصول على موافقة لاقتطاف فقرات منفردة أو عدد قليل من المقتطفات من مؤلف معين، أو من وثيقة داخل المؤسسة، وعندما تمتلك المنظمة كلاً من المنتج المصطلحي والوثيقة التي أخذت منها المقتطفات ففي كلا الحالتين، ينبغي أن يتلو المقتطفات إشارة كاملة لمصدرها.