ARCHIVÉE 3.7.2. El tratamiento informático de las fichas

 

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Para visualizar la información sobre las distintas operaciones relacionadas con la gestión de las fichas terminológicas, haga clic en el nombre correspondiente.

Creación/Actualización/Anulación

A medida que se encuentran nuevos conceptos se van creando y agregando nuevas fichas a la base de datos. Transcurrido cierto tiempo desde la creación de dichas fichas, es conveniente revisarlas sistemáticamente a fin de asegurarse de que la información siga siendo válida.

Puede que al actualizar una ficha convenga añadir una nueva prueba textual o sustituir la información existente por otra más reciente. Quizás deba consignar un sinónimo, una marca de uso o hasta transferir la información a alguna ficha nueva antes de anular la ficha existente. Estos procesos, en ocasiones llamados creación, modificación y anulación, sirven para garantizar la actualidad y precisión de la información contenida en su base de datos.

Referencias cruzadas

En algunos casos, puede decidir establecer referencias cruzadas entre dos o más fichas, por ejemplo, si se trata de términos antónimos, seudosinónimos, o incluso si desea vincular algún concepto con su superordenado o subordinado.

Cualquiera que sea el método que siga para crear referencias cruzadas en su base de datos, recuerde ser siempre coherente y tenga en cuenta que el modificar una ficha con remisiones puede afectar a otras fichas.

Gestión

La gestión de una base de datos terminológicos es una tarea laboriosa y delicada. Por ejemplo, si decide actualizar las fichas de un determinado campo, empezando por las más antiguas, deberá utilizar la fecha y el código del campo como criterio de extracción.

Si decide asignar a una persona la responsabilidad de gestionar cierto grupo de fichas, deberá también brindarle la posibilidad de extraerlas, modificarlas y reimportarlas a la base.

Importación/Exportación

Si no crea sus fichas directamente en su base de datos, es posible que necesite importarlas de otra base. Por el contrario, si sus fichas son creadas en su base, quizás requiera exportarlas para modificarlas y posteriormente reimportarlas. Para lo anterior, algunos sistemas llevan incorporados filtros que les permiten realizar dichas actividades de importación o exportación a archivos compatibles con otras bases de datos.

Difusión

A fin de permitir que otros usuarios tengan acceso a sus fichas terminológicas, deberá contar con un sistema multiusuarios, por ejemplo, a través de una red de área local o de un sitio Internet. Otra forma de difundir su terminología puede ser incluyéndola en alguna publicación impresa o electrónica.

Extracción

La función extracción resulta fundamental, por ejemplo, si se están traduciendo una serie de textos y desea extraer un grupo de fichas y enviárselas a un traductor para indicarle los términos que se deben utilizar.

Conversión

Si desea incorporar en su base de datos fichas procedentes de otra base, pero su sistema no cuenta con un filtro compatible con ese formato de archivo, otras alternativas deberán emplearse. Por ej., en ocasiones es posible agregar etiquetas para indicar que los datos de un determinado campo en el archivo original deben colocarse en otro campo particular en su propia base de datos. En algunos casos, puede crear macros para evitar las operaciones de conversión más repetitivas.