ARCHIVÉE 5.3.2 انتقاء وتقيـيم الوثائق

كقاعدة عامة، يستند انتقاء الوثائق المستخدمة في البحوث المصطلحية على المعايـير التالية:

• ملاءمة المصطلح (من حيث الدقة، والتجانس، والترابط) مع عددٍ من العناصر المحددة في النصوص الداعمة، من وجهة نظر المستخدمين الحقيقية أو المستخدمين المحتملين أو المستهدفين.
• المدى الذي يجب بلوغه في تحليل المضمون وفقاً لاحتياجات التواصل وتوقعات الجمهور المستهدف، (فقد تكون الوثائق تخصصية أو تثقيفية، وقد تكون رسمية أو غير رسمية، وقد تكون شمولية مثل الأفرودة، أو تركِّز على موضوعٍ محدد مثل مقالة في إحدى الدوريات، وقد تكون موسوعة أو نشرة ترويج وإعلان، وغير ذلك).
• المدى الذي نظمت فيه المعلومات، مع الأخذ بالاعتبار تقيـيم الزملاء، وما يتمتع به المؤلف من سمعةٍ وشهرة، وسلسلة المحررين في الوسط المستهدف، إلى جانب وجود المسارد والفهارس للمفاهيم وللعناوين أو الألقاب الرسمية التي تظهر في الوثيقة.
• دقة التوقيت واكتمال المضمون الذي يتعلق يتطور المعارف المتخصصة في الحقل الموضوعي الذي هو قيد الدراسة (تاريخ حقوق الملكية، الأهداف المعلنة في الوثيقة، والمعلومات البيبليوغرافية المحدَّثة، والتوصيات الصادرة عن منظمة معترف بها).
• جودة الوثيقة من الوجهة اللغوية (النحو، المفردات، أسلوب نص من اللغة الأصلية أو ترجمة من اللغة الأصلية).

وإذا كان المطلوب تسجيل ما تجريه من بحوث ضمن قاعدة للمعطيات المصطلحية، فإن الوثيقة التي يتم اختيارها لتكون مصدراً لعمل مستقبلي تعامل أو تعالج بحيث تلبي متطلبات إدارة قواعد المعطيات:

• يتم إنشاء رموز للمصادر وفقاً لقواعد ترميز (تشفير) المصادر، والتي تطبق على كامل قاعدة المعطيات، (وبدلاً من ذلك يمكن تسجيل عناوين المصادر بشكلها الكامل وبطريقة يمكن معها التعرف عليها ومعالجتها باستخدام تطبيقات برمجية).
• يتم إدخال المعلومات الخاصة بالمصادر ضمن حقل المصادر في سجل المصطلح، وفقاً للقواعد المقررة لاستكمال السجلات.
• تعطى المراجع الخاصة بالمصادر مع كل مقتطف أو اقتباس، أو عند استشارة أية وثيقة، مع ما يتماشى مع قوانين حقوق الملكية.
• ينبغي توفير النصوص المستمدة من مطبوعات ورقية للمعالجة الإلكترونية وللاستشارة.